Política de tratamiento de datos personales

Versión privacidad-v3. Vigente desde el 11 de octubre de 2026.

En Protergy tratamos datos personales para gestionar el certificado UPME y la devolución del IVA de vehículos eléctricos e híbridos. Esta política explica, en lenguaje claro, qué datos usamos, para qué, con quién los compartimos, cuánto tiempo los guardamos y cómo puedes ejercer tus derechos. Cumple la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

Qué cambió en esta versión: agregamos el programa de aliados. Algunos contadores, concesionarios y otras empresas o personas nos recomiendan, y sus clientes llegan a nuestro portal por un enlace con la marca del aliado. Explicamos qué datos ve el aliado de quien llega por su recomendación (secciones 4 y 6) y cómo tratamos los datos de los aliados. Si no llegaste por un aliado, para ti no cambia nada.

1. Quién es el responsable

Nuevoportal S.A.S., que opera con la marca Protergy.

• NIT: 900.737.184-5
• Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
• Dirección: Calle 142 # 15-36, Bogotá
• Correo: info@protergy.com
• WhatsApp y teléfono: +57 300 208 6220
• Sitio web: https://protergy.com

2. A quién aplica

• Clientes del servicio de certificado UPME y del servicio de devolución del IVA.
• Personas que nos escriben, llenan un formulario, usan el verificador o la calculadora de la web, o se registran en nuestros portales (upme.protergy.com e iva.protergy.com).
• Personas cuyos datos nos entrega un cliente porque los necesita su trámite: copropietarios del vehículo, quien otorga un poder y el contador que firma una certificación.
• Quienes participan en el programa de referidos o responden nuestras encuestas.
• Aliados de Protergy (contadores, concesionarios y otras empresas o personas que recomiendan nuestros servicios con su propio enlace) y las personas de su equipo que entran al panel de aliados (aliados.protergy.com).
• Visitantes de protergy.com.

3. Qué datos tratamos

Datos sensibles. No te pedimos datos sensibles. La copia de tu cédula incluye tu fotografía y, según el formato, tu huella: la usamos solo para identificarte y como anexo que exigen la UPME o la DIAN. No hacemos reconocimiento facial ni extraemos datos biométricos de ella. Si alguna pregunta llegara a tocar un dato sensible, responderla es voluntario.

Menores de edad. Nuestros servicios no están dirigidos a menores y no tratamos sus datos.

4. Para qué los usamos

1. Certificado UPME: revisar si tu vehículo cumple, preparar, registrar y radicar tu solicitud ante la UPME, y atender sus requerimientos.
2. Devolución del IVA: revisar tus documentos, emitir el dictamen, preparar el expediente para la DIAN, entregártelo y acompañarte en la radicación y los requerimientos.
3. Cobrar y facturar el servicio, y atender la garantía, las devoluciones de dinero y el programa de referidos.
4. Escribirte sobre tu trámite por correo y WhatsApp: avisos de estado, documentos pendientes, recordatorios de pago y de radicación.
5. Avisarte cuando la DIAN abre citas, si activas nuestro monitor de citas.
6. Mejorar el servicio y publicar cifras agregadas (por ejemplo, cuántos certificados se han aprobado), que no permiten identificar a nadie.
7. Medir y mejorar nuestra publicidad: con cookies y píxeles en la web y, cuando te registras, aceptas la oferta o pagas en nuestros portales, avisándole a Meta desde nuestros servidores, con tu correo y celular cifrados, para saber qué campañas funcionan (sección 9). Puedes oponerte en cualquier momento.
8. Comunicaciones comerciales sobre nuestros servicios, solo si las autorizas. Puedes pedir que no te las enviemos en cualquier momento.
9. Programa de aliados. Si llegaste por la recomendación de un aliado: registrar que te recomendó, informarle en su panel, sin tu nombre ni tu documento, que te registraste, en qué va tu trámite, el valor que pagaste y su comisión, y pagarle esa comisión. Tu nombre y tu vehículo los ve solo si lo autorizas en una casilla aparte, que puedes retirar cuando quieras desde tu portal. Si eres aliado: darte de alta, verificar tu identidad con tu RUT, mostrar tu marca en el portal, atribuirte los clientes que recomiendas, liquidar y pagar tus comisiones, recibir tu factura o tu cuenta de cobro, emitir el documento soporte cuando aplique y escribirte sobre tu cuenta.
10. Testimonios: publicar tu comentario o un mensaje tuyo solo si lo autorizas, y siempre sin tu nombre ni datos que te identifiquen.
11. Cumplir la ley y atender a las autoridades, y proteger nuestros derechos en reclamaciones.

Usamos los datos solo para estas finalidades. Si necesitamos usarlos para algo distinto, te pediremos autorización.

5. Inteligencia artificial

Para leer tus documentos (RUT, cédula, factura, tarjeta de propiedad, certificado UPME y certificación bancaria) usamos modelos de inteligencia artificial de Anthropic (Claude), que extraen los datos que necesita tu trámite. Las reglas de elegibilidad se aplican en código, y cada resultado lo revisa nuestro equipo:

• Ninguna decisión que te afecte se toma solo de forma automática. Un caso que no cumple lo confirma una persona antes de mostrártelo, y cada expediente lo aprueba nuestro equipo antes de entregarlo.
• Enviamos a la IA solo los documentos necesarios para tu trámite.
• Según sus condiciones comerciales, Anthropic no usa los datos que le enviamos para entrenar sus modelos y los conserva solo por un tiempo limitado.

Seguimos los lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio sobre tratamiento de datos personales en sistemas de inteligencia artificial (Circular Externa 002 de 2024).

WhatsApp. Atendemos por WhatsApp Business, un servicio de Meta. Según sus propias condiciones, Meta puede usar las conversaciones con empresas para sus funciones de inteligencia artificial. Si prefieres que tu trámite no pase por WhatsApp, escríbenos a info@protergy.com y te atendemos por correo.

6. Con quién los compartimos

No vendemos tus datos. Los compartimos solo con:

Autoridades, porque el trámite se hace ante ellas: la UPME (certificado) y la DIAN (devolución del IVA y factura electrónica).

El aliado que te recomendó, si llegaste por su enlace o usaste su código. Ve en su panel, sin tu nombre ni tu documento, que te registraste, en qué va tu trámite, el valor que pagaste y su comisión. Tu nombre y tu vehículo los ve solo si lo autorizas. Nunca le compartimos tu documento, tus documentos, tu contraseña de la UPME, tus datos de pago ni tu certificado. El aliado recibe esos datos como responsable independiente: debe tratarlos según la Ley 1581 de 2012, solo para su relación contigo y con confidencialidad (contrato de aliado). Si eras cliente de Protergy antes de llegar por un aliado, no se te asigna a ninguno.

Proveedores que los tratan por encargo nuestro (encargados), solo para las finalidades de esta política:

7. Transferencia y transmisión internacional

Varios de estos proveedores guardan los datos fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos, país que la Superintendencia de Industria y Comercio reconoce con nivel adecuado de protección (Circular Externa 005 de 2017). Al aceptar esta política y la autorización de tu trámite, autorizas esa transferencia y transmisión internacional (Ley 1581 de 2012, art. 26). Con los encargados aplicamos sus condiciones de tratamiento de datos, que les obligan a usarlos solo por encargo nuestro y a protegerlos.

8. Cuánto tiempo los guardamos

Al vencer el plazo borramos los archivos de forma automática y dejamos registro del borrado. Los datos que leímos de ellos se conservan aparte, por el plazo de la tabla. Algunos datos básicos del caso pueden conservarse de forma agregada o anonimizada para estadísticas.

9. Cookies y tecnologías similares

En protergy.com usamos:

• Necesarias: para que la web funcione. No requieren autorización.
• De estadísticas: Mixpanel, para saber qué páginas y botones se usan.
• De publicidad: el píxel de Meta y las etiquetas de Google Ads (a través de Google Tag Manager), para medir nuestras campañas y mostrarte anuncios relacionados con nuestros servicios.

Al navegar en protergy.com aceptas estas cookies. Puedes borrarlas o bloquearlas desde la configuración de tu navegador, y ajustar los anuncios que ves en la configuración de anuncios de Meta y de Google. Si las bloqueas, la web sigue funcionando.

Medición desde nuestros servidores. Cuando te registras, aceptas la oferta o pagas en upme.protergy.com o iva.protergy.com, nuestros servidores le avisan a Meta (API de conversiones) que ocurrió, para medir qué campañas traen clientes. Le enviamos tu correo y tu celular cifrados de forma irreversible (SHA-256), un identificador interno también cifrado, la IP y el navegador desde los que te registraste, los identificadores de las cookies de Meta si los hay, y el valor del servicio. Nunca le enviamos tu nombre, tu documento ni tus documentos. Si no quieres que lo hagamos, escríbenos a info@protergy.com y dejamos de enviar tus datos a Meta, sin que cambie tu trámite.

10. Cómo los protegemos

• El acceso a tus datos está limitado a nuestro equipo y a los encargados, con cuentas personales.
• La contraseña de tu cuenta en la UPME se guarda cifrada en un gestor de secretos, nunca en hojas ni correos del portal, y cada consulta queda registrada.
• Las hojas de trabajo del equipo tienen protección de edición y los avisos internos no incluyen tu número de documento completo.
• La información viaja cifrada (HTTPS) y nuestros proveedores la guardan cifrada.
• Borramos los archivos automáticamente cuando vence su plazo (sección 8).

11. Tus derechos

Como titular puedes (Ley 1581 de 2012, art. 8):

1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
2. Pedir prueba de la autorización que nos diste.
3. Saber qué uso le hemos dado a tus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de hacer tu consulta o reclamo ante nosotros.
5. Revocar la autorización o pedir que suprimamos tus datos, salvo cuando debamos conservarlos por ley o por el contrato.
6. Acceder gratis a tus datos.

12. Cómo ejercerlos

Escríbenos a info@protergy.com o al WhatsApp +57 300 208 6220 con tu nombre, tu número de documento, lo que pides y cómo quieres que te respondamos. Si actúas por otra persona, adjunta el poder. Atiende tus solicitudes Juan Andrés Barbosa, representante legal, con el apoyo de nuestro equipo.

• Consultas: te respondemos en máximo 10 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos y respondemos en máximo 5 días hábiles más (Ley 1581 de 2012, art. 14).
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): te respondemos en máximo 15 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos y respondemos en máximo 8 días hábiles más (Ley 1581 de 2012, art. 15).

13. Cómo te contactamos

Te escribimos por los medios que nos diste. Los recordatorios y los mensajes comerciales los enviamos de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y los sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., nunca domingos ni festivos (Ley 2300 de 2023). Lo que responde a algo que acabas de hacer (el código para entrar, la confirmación de tu pago o el resultado de revisar los documentos que subiste) te llega al momento. Puedes pedir en cualquier momento que no te enviemos mensajes comerciales.

14. Datos de otras personas que nos entregas

Si nos das datos de otra persona (un copropietario, quien otorga un poder o tu contador), declaras que tienes su autorización para hacerlo. Los usamos solo para tu trámite.

15. Testimonios y mensajes de clientes

Publicamos comentarios de clientes solo cuando nos autorizan a usarlos como testimonio, y sin nombres ni datos que los identifiquen. Si ves un mensaje tuyo y quieres que lo retiremos, escríbenos y lo quitamos.

16. Cambios a esta política

Esta política rige desde la fecha indicada al inicio. Nuestras bases de datos estarán vigentes mientras prestemos los servicios descritos y, después, por los plazos de conservación de la sección 8.

Podemos actualizar esta política. Publicaremos cada versión con su fecha en https://protergy.com/politica-privacidad y, si el cambio es sustancial, te avisaremos por correo antes de aplicarlo. Cuando un cambio afecte las finalidades de tu autorización, te pediremos una nueva.